So nutzt du deine Zeit optimal (auch wenn du keine hast)! [Podcast]

Neulich wurde ich von Sarah Tschernigow vom ‘No Time To Eat Podcast’ interviewt. Bei der staatlich geprüften Ernährungs- und lizenzierten Fitnesstrainerin geht es ums Thema Ernährung für Menschen mit wenig Zeit. Sarah hat mich gefragt, wie wir es schaffen können, zwischen tausend Terminen, Kinder versorgen und Schichtdienst, mehr Ruhe in unseren Alltag zu bringen. Kurz: Wie gehen wir mit unserem wertvollsten Gut, nämlich unserer Zeit um? Außerdem geht es um Tipps, um leichter Entscheidungen zu treffen, um Effektivität und Effizienz und warum es wichtig ist, Nein zu sagen. 

Den Podcast zum Interview findest du hier.

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Was hältst du von der Aussage: „Ich habe keine Zeit?”

Sarah: Kurze Geschichte vorab. Als ich dein Buch gelesen habe, warst du mir sofort sympathisch. Ich dachte: Wow, da ist eine Frau, die es genau wie ich liebt auf den Punkt zu kommen und Dinge einfach durchzieht. Und dann erzählst du, dass du immer Pommes isst… Fail. Ist das besser geworden? 

Natascha: Nee, leider nicht. Pommes und Chips sind immer noch mein Laster (Nachtrag Dez. 2020: das hat sich heute durchaus verändert).

Sarah: Warum ernährst du dich nicht besser? Hast du keine Zeit? 

Natascha: Im Großen und Ganzen ernähre ich mich in meinen Augen ganz gut. Vieles befindet sich gerade im Umbruch. Ich beschäftige mich mit dem Thema Körperbewusstsein und Ernährung. Neulich habe ich zum Beispiel ein großes Blutbild machen lassen.

Sarah: Und du hast Burpees für dich entdeckt, richtig? 

Natascha: Fitnesssport ganz generell. Mein Trainer hat viel Wissen über Körper- und Vitalwerte. Aber natürlich triffst du mit deiner Frage, ob ich keine Zeit habe, einen wunden Punkt. Es ist schwierig richtig gute Ernährung im Alltag unterzubringen. Obwohl ich da wie gesagt im Moment immer besser werde. 

Sarah: Bei allem, was du sagst, bist du aber nicht mit der Ausrede gekommen, du hättest keine Zeit. Als Ernährungscoach kenne ich diese nur zu gut. Die Aussage, man hätte keine Zeit, sich jetzt um die eigenen Finanzen zu kümmern, kennst du sicherlich auch aus deiner Arbeit. Auf einer Skala von 1-10, wie allergisch reagierst du auf diese Ausrede?Natascha: Ungefähr 12. Weil es eine Sache der Priorität (Einzahl) ist. Es geht darum zu entscheiden, was einem wirklich wichtig ist und damit wichtiger als alles andere.

Sarah: Heißt umgekehrt: Wenn es mir wichtig wäre, hätte ich genug Zeit? 

Natascha: In der Theorie schon. In der Praxis ist es natürlich für den einen einfacher als für den anderen. Als Selbstständige, ohne Kinder, die sich ihre Zeit selbst einteilen kann, hab ich natürlich gut reden. Trotzdem ist diese Formel am Ende des Tages richtig. Am Ende haben wir alle 24 Stunden am Tag. Nach Abzug der Zeit, die wir mit der Erfüllung unserer Verpflichtungen verbringen, ist die Frage, was man in der noch übrig gebliebenen Zeit macht.

Sarah: Ergänzend dazu hilft es auch die Frage zu stellen, ob es einen Weg gibt sich doch Zeit zu nehmen. Ich nutze oft das folgende Beispiel: 

Wenn mich jemand anruft und sagt, dass heute Nacht um 4 Uhr am Bahnhof ein Koffer mit einer Million Euro (in bar und steuerfrei versteht sich) auf mich wartet, hätte ich schon Zeit. 

Natascha: Da hätten wir wahrscheinlich alle Zeit 

Sarah: Ich habe meine Community gefragt, was sie zum Thema Zeit wissen wollen.

Wie kann ich mehr aus wenig Zeit rausholen?

Natascha: In dem man Prioritäten setzt und sich Themen wie Effektivität und Effizienz anschaut. Effektivität: Mache ich die richtigen Dinge (z.B. die, die mich glücklich machen)? Ich liebe das Bild der Leiter und der dazugehörigen Frage, ob diese an der richtigen Mauer lehnt. 

Dahinter steckt folgende Idee: Du kannst jede Leiter der Welt hochklettern. Doof ist nur, wenn du oben ankommst, über die Mauer blickst und siehst, dass du da eigentlich gar nicht hinwolltest. Deshalb ist es wichtig, nicht einfach zu klettern, sondern sich zu überlegen, an welcher Wand ich das tue. 

Sarah: Hast du ein Beispiel aus dem echten Leben? Vielleicht eines aus dem Bereich Sport und Ernährung? 

Natascha: Klar. Nehmen wir an, es ist mein Ziel Muskelaufbau zu betreiben. Ich will im Fitnesstudio 3 kg Muskelmasse zulegen. Dann wäre es höchst ineffektiv eine Stunde auf dem Laufband zu joggen. Denn damit würde ich am Ziel vorbei arbeiten. Vielleicht fühle ich mich auf der Mikroebene total super, weil ich immer schneller werde. Nach ein paar Monaten stelle ich aber fest, dass ich nicht zu, sondern eher abgenommen habe. 

Sarah: Ich gehe also fleißig ins Fitnessstudio, mache aber nicht das Richtige. Das finde ich sehr spannend. Wir müssen also erst mal wissen, was wir wollen. Hier frage ich mich, ob man überhaupt mehr als eine Priorität haben kann. Ich bin ein Typ, der gerne alles will. Am besten sofort. Ich trainiere mega viel, bin fünfmal die Woche im Gym, gleichzeitig will ich eine krasse Karriere haben. Geht das? 

Natascha: Ich glaube schon. Es sollte in meinen Augen möglich sein, sich Ziele in allen wichtigen Lebensbereichen zu setzen. Es nützt niemandem etwas, wenn du 12 Stunden im Fitnessstudio rumhängst und kein Privatleben mehr hast. 

Der Trick ist, sich zwar zu überlegen, wo man in 10-15 Jahren in den einzelnen Bereichen seines Lebens stehen möchte, in der Umsetzung aber eine Sache nach der anderen fokussiert abzuarbeiten.

Warum Nein sagen so wichtig ist

Sarah: Stimmt. Außerdem hilft es, sich die Frage zu stellen, ob das was man tut überhaupt auf das jeweilige Ziele einzahlt. Du hast einmal einen Beitrag zum Thema ‘Nein sagen’ gebracht, den ich sehr inspirierend fand. Denn auch wenn wir unser Ziel kennen, kann es schwer sein, Nein zu Dingen zu sagen, die diesem Ziel im Alltag im Weg stehen. Hast du ein paar Tipps, wie das einfacher wird? 

Natascha: Meistens steht hinter der Schwierigkeit ‘Nein’ zu sagen, die Angst dieses Nein gegenüber einer anderen Person klar zu formulieren und diese damit zu verletzen. 

Wenn man es ganz hart betrachtet, müsste man sagen: alles, was nicht auf mein Ziel einzahlt, wird nicht gemacht. Nun sind wir aber soziale Wesen und das ist auch gut so. 

Es gibt Wege ein ‘Nein’ richtig zu kommunizieren, ohne den Anderen vor den Kopf zu stoßen. 

Wichtig ist, dass man versteht, dass ein ‘Ja’ zu etwas immer auch ein ‘Nein’ zu etwas anderem bedeutet. 

Ein ‘Ja’ zum Meeting um 19 Uhr ist ein ‘Nein’ zum gemeinsamen Abendessen mit der Familie oder Freunden. 

Sarah: Wichtig ist auch zu verstehen, dass wir für alles einen Preis zahlen. Egal, welche Entscheidung wir treffen. Die tolle Party am Samstagabend bedeutet eben, dass mein Sonntag wenig produktiv wird. 
Natascha: Und das ist vollkommen in Ordnung. Wenn ich es aktiv entscheide. Wo man, wie ich finde, aufpassen muss, sind die Dinge, in die man unbewusst reingezogen wird. Ein ToDo, das auf einmal ganz dringend erledigt werden muss, ein Meeting, das im Kalender auftaucht, ein Jobangebot, das eigentlich nicht so richtig zu den eigenen Zielen passt. Nicht aktiv darüber nachzudenken, was (und was nicht) man macht, birgt die Gefahr, irgendwann aufzuwachen und sich zu fragen, warum zur Hölle das Leben anders aussieht, als man sich das vielleicht gewünscht hätte. So entstehen Lebenskrisen.

Sarah: Nicht jeder ist selbstständig unterwegs. Wie kommt man als Angestellter, Student oder Mensch mit festeren Strukturen raus aus dem ‘Ich muss …’?

Natascha: Mein erster Tipp: Augen auf bei der Arbeitgeberwahl. Es ist unglaublich hilfreich einfach mal zu schauen, ob die bestehenden Strukturen in Unternehmen zu dem, wie man arbeiten möchte, passt. Wenn Work-Life-Balance oberste Prio hat, wäre es zum Beispiel ungünstig, beim Internet Start-Up anzufangen. 

Als nächstes ist es auch als Angestellter wichtig, Nein zu sagen. Wenn ein Projekt nach dem nächsten auf deinem Schreibtisch landet, dann frag deinen Chef oder deine Chefin, was zuerst erledigt werden soll. Alles gleichzeitig geht eben nicht. 

Sarah: Dazu gehört natürlich erstmal ein gewisses Selbstvertrauen und der Mut, das dann auch wirklich so umzusetzen. Das muss man wahrscheinlich üben. 

Natascha: Genau. Übung ist die eine Sache, dein Umfeld eine andere. Wenn du Freunde hast, die immer sauer sind, wenn du samstagabends mal nicht dabei bist, liegt vielleicht eher dort das Problem. 

Sarah: Auch hier gilt wieder, sich zu überlegen, was man möchte. Welche Menschen tun dir gut und welche eben nicht.

Meine Tipps, um leichter Entscheidungen zu treffen

Sarah: Ich habe bei dir zwei Tools zum Thema Entscheidungsfindung gelernt und fände es toll, wenn du darauf nochmal eingehen könntest. 

Zum einen ging es um das Thema ‘Hell yes’ und zum anderen um die Zahl 7. Ausgangssituation: Du stehst vor einer Entscheidung und musst dich entscheiden, welche Option du wählst.  

Natascha: Ahh, ja. Die erste Regel ist folgende. 

Wenn du vor der Frage stehst, ob du etwas machen sollst oder nicht, dann stell dir die Frage, ob es sich nach einem ‘Hell yes’ anfühlt. Könntest du vor Freude in die Luft hüpfen, wenn du daran denkst? Dann go for it. Wenn nicht, dann lass es bleiben. Oft sind wir gefangen in der Mittelmäßigkeit. Schlecht ist es ja nicht, aber so richtig gut fühlt es sich auch nicht an. 

Sarah: Dann kommt wieder: “Besser als nichts.”

Natascha: Stimmt, aber schlechter als was cooles. Das ist dann eine Frage des Anspruchs. 

Die ‘Keine 7-Regel’ haut in dieselbe Kerbe.

Bewerte eine Option auf einer Skala von 1-10 bevor du eine Entscheidung triffst. Allerdings gibt es auf dieser Skala keine 7. Denn die steht für ‘ganz okay, aber nicht so richtig geil’. Alles zwischen 8 und 10 solltest du machen.

Sarah: Richtig gut. Ich glaube, wenn man sich mal seinen Tagesplan anschaut und nach diesen beiden Regeln bewertet, würde man feststellen, wie viel da eigentlich durchfällt. 

Natascha: Das durchzuziehen hebt das Gesamtniveau dessen, womit wir unsere Zeit verbringen. Wenn wir uns nur noch mit 8er, 9er, 10er Aufgaben befassen, dann ändert sich alles.

7 Fragen – 7 Antworten

Sarah: An dieser Stelle möchte ich dich gerne mit Sarahs Sieben konfrontieren. Getreu dem Motto ‘No Time To Eat’, hast du hier keine große Zeit zu antworten. Gib uns einfach die Antwort, die dir als erstes in den Kopf schießt.

1. Wofür nimmst du dir gerade zu wenig Zeit?

Natascha: Fürs Lesen. 

2. Stimmst du der Aussage zu, dass Zeit Geld ist?

Natascha: Ja.

3. Was ist deine Lieblingszeit zum Arbeiten?

Natascha: Morgens.

4. Was ist wichtiger? Zeit oder Energie?

Natascha: Energie.

5. Was hast du immer im Kühlschrank? 

Natascha: Meinen Kokos-Reisdrink.

6. Wenn es schnell gehen muss, was isst du? 

Natascha: Gebratenes Gemüse.

7. Wie viel Zeit verbringst du täglich auf Social Media inkl. WhatsApp?

Natascha: Ich tippe so ca. 2 Stunden. 

Sarah: Ich finde es wichtig zu erwähnen, was für ein wahnsinniger Zeitfresser Social Media ist. Gerade, wenn man es auch beruflich nutzt. Ich war echt geschockt, als ich mir mal meine Bildschirmzeit angeschaut habe. 

Natascha: Absolut. Kaum schaut man ein Katzenvideo, kommt schon das nächste. Und ganz plötzlich sind wieder 30 Minuten vergangen. Wenn man sich dem hingibt, kann das extrem viel Zeit fressen. 

Sarah: Hier noch ein paar Fragen aus meiner Community.

Ab welchem Einkommen, man sich Unterstützung holen sollte.

Natascha: Ab dem Zeitpunkt, ab dem dein Stundenlohn zu hoch ist. Beispiel: Du verdienst 30 Euro die Stunde. Wenn du voll produktiv arbeitest, wären das bei acht Stunden Arbeit, 240 Euro am Tag. Es wäre demnach ein guter Deal, eine Putzhilfe zu engagieren, die 17 Euro die Stunde kostet und dir erlaubt 2 Stunden zu arbeiten anstatt die Wohnung sauber zu machen. 

Sarah: Viele Fragen kamen zum Thema Zeitmanagement. So zum Beispiel:

Wie organisiert man seinen Tagesablauf am besten? Gibt es Dinge, die man zu bestimmten Zeiten abarbeiten sollte? Sollte man Kalender nutzen?

Natascha: Ich nutze einen Kalender und eine To Do Liste. Für letzteres verwende ich Trello. Bezüglich der Tagesplanung kann ich teilen, dass ich großen Wert auf Flexibilität lege. Trotzdem gibt es ein paar feste Bestandteile in meinem Kalender:

  • Morgen- und Abendroutine
  • Sporteinheiten
  • Einen Meeting und Termin freien Tag (Freitag)

Welche anderen Tools gibt es für die Zeitplanung? 

Sarah: Ich arbeite hier mit dem Google Calendar und unterschiedlichen Farben für die verschiedenen Arten von Terminen, die anstehen. Lila ist alles unter dem Oberbegriff ‘Kommunikation’, also Interviews, Telefonate, Coachings, etc. 

Natascha: Das mache ich zwar nicht, ich arbeite aber auch mit Zeitblöcken. Außerdem ist mir Energiemanagement sehr wichtig. Mittlerweile schaffe ich es ganz gut, meine täglichen Aufgaben an meinen Tagesrhythmus anzupassen. Weil Interviews mich viel Energie kosten, lege ich die in die Nachmittagsstunden und plane danach nichts mehr ein, was eine große Denkleistung erfordern würde. 

Sarah: Ich wurde gefragt, wie kleinlich man seinen Tagesablauf planen sollte. Außerdem:

Wie viel Zeit sollte man für unvorhergesehene Dinge einplanen? 

Natascha: Ich verplane nur ca. 50% meiner Zeit. Den Rest reserviere ich für Unvorhergesehenes. Erfahrungsgemäß sieht ein straff durchorganisierter Tag zwar zu Tagesbeginn super aus, ist aber super frustrierend, wenn man am Ende des Tages feststellt, dass man wieder nicht alles hinbekommen hat. 

Sarah: Planst du Pausen ein? Und fällt es dir leicht, off zu sein? 

Natascha: Nein, das fällt mir ehrlicherweise nicht leicht. Momentan habe ich keine festen Pausen in meinen Kalender eingeplant, mache aber trotzdem jeden Tag Mittagspause, in der ich ungestört esse. Außerdem bin ich ein Fan davon, mal einen halben oder ganzen Tagen komplett raus zu sein. Am liebsten gehe ich dann mit einem Notizbuch ins SPA.

Wie kann ich Zeit optimal nutzen, wenn der Tag von Terminen zerstückelt ist und es nicht anders funktioniert? 

Natascha: Indem man unbedeutende Aufgaben, also solche, die wenig Denkleistung verlangen, zwischen diesen Terminen erledigt. Für größere Aufgaben sind solche Terminlücken äußerst ungünstig. Erwiesenermaßen brauchen wir nämlich allein 15 Minuten, um nach einer Unterbrechung wieder dort anzuknüpfen, wo wir aufgehört haben. 

Sarah: Ich nutze diese Lücken gerne auch für Pausen. Einfach, um kurz durchzuatmen und Energie zu tanken. Eine letzte Frage gab es noch.

Zeitmanagement beim Schichtdienst. Wie geht das bei immer wechselnden Dienstzeiten?

Natascha: Boah, schwierig. Vor allem, weil sich der Biorhythmus hier ständig ändert. Den sollte man bei der Tagesplanung unbedingt mit einbeziehen und Termine dementsprechend planen. 

Sarah: Vielen lieben Dank Natascha!

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1 Kommentare

  1. Hi Natascha, sehr inspirierend, danke! Vor allem gut fand ich, wie du umgehst mit 30 Minuten oder 60 Minuten zwischen zwei Meetings. Einfach Mal Pause machen und nichts Neues beginnen. Da man sowieso über eine Viertelstunde braucht, um in eine Aufgabe zu finden. Bei Zeitmanagement mit Kinder kann ich nur den Tipp geben, flexibel zu bleiben. Und nicht so viel erwarten. Liebe Grüße, Eva

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