Moneytalk: 7 Wege um deine Zeit zu schützen

Hast du dich auch schon mal gefragt, wie du deine Zeit besser nutzen kannst? 

Zum Thema Zeitmanagement gibt es unglaublich viele Infos da draußen. Da geht zum Beispiel darum, wie du produktiver arbeitest oder deine Ziele besser erreichst … Heute möchte ich aber einen Schritt vorher ansetzen. 

Warum Zeit das allerwichtigste ist, was wir haben und wie wir sie deshalb so gut es geht schützen können. 

Darum gehts:

  • Warum die Aussage “Ich habe keine Zeit” so einfach nicht richtig ist.
  • Warum Zeit das wichtigste ist, was wir haben.
  • 7 Wege, wie du deine Zeit schützen kannst
  • Eure Fragen zum Thema 

Du möchtest dir lieber den Moneytalk zu diesem Thema als Video anschauen?

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Diese Aussage ist so einfach nicht richtig

Starten möchte ich mit einer der größten (unbeabsichtigten) Lügen, wenn es ums Thema Zeit geht:

“Ich habe keine Zeit.”

Was wir mit diesem Satz eigentlich ausdrücken, ist die Tatsache, dass etwas gerade keine Priorität (du kannst nie mehr als eine Priorität haben!) hat. Richtiger wäre es zu sagen: “Ich habe keine Zeit dafür” oder “Ich nehme mir nicht die Zeit dafür”. Wir alle haben 24 Stunden am Tag. Und trotzdem bekommen einige von uns in der gleichen Zeit so viel mehr hin, als andere. Wenn wir anfangen zu begreifen, dass wir diejenigen sind, die bestimmen, wie wir unsere Zeit verbringen, sind wir einen riesigen Schritt weiter. 

Denkanstoß: Es geht nicht darum, wie viel Zeit du hast, sondern womit du sie verbringst.

Zeit ist in meinen Augen unser allerhöchstes Gut

Warum? Weil Zeit nicht wieder kommt. 

Wer mich kennt, weiß: Ich ärgere mich wesentlich mehr über verlorene Zeit als über verlorenes Geld. 

Beispiele: 

  • Ich arbeite nicht mit Menschen, die zu spät zum ersten Meeting erscheinen. 
  • Ich kann es nicht leiden, wenn Menschen nicht richtig zuhören. 
  • Mir fällt es schwer nachzuvollziehen, warum Menschen, die ich nicht kenne, mir Fragen stellen, die mit einer einfachen Google Suche beantwortbar sind.

Wie du deine Zeit schützen kannst

Weil mir meine Zeit so kostbar ist, habe ich gelernt, besser mit meiner Zeit umzugehen. 

Das sind meine Prinzipien und Mechanismen:

1. Zeit sparen kommt vor Geld sparen

Das hat sich bei mir in den letzten Jahren durchaus geändert. Während ich früher immer den finanziell-günstigsten Weg gewählt habe, schaue ich heute, was der “zeit-günstigste” Weg für mich ist. Ab und an entscheide ich mich da zum Beispiel fürs Taxi oder den Direktflug.

2. Meine Zeit ist teuer

Mir wurde mal die Frage gestellt, wie viel man mir pro Monat bezahlen müsste, damit ich einen Monat festangestellt irgendwo arbeiten würde. 9 to 5, ohne nebenher noch etwas anderes zu machen. Eine unangenehme Situation für uns beide, denn weil ich meine Zeit sehr selten verkaufe, ist sie mittlerweile sehr teuer. Das hilft mir dabei Anfragen auszusortieren und Zeit zu sparen.

3. Ich entkopple Zeit von Geld

Ich kann natürlich nur so wählerisch sein, weil mein Einkommen nicht an meinen direkten Zeiteinsatz gebunden ist. Und zwar, in dem ich mir passive Einkommensströme aufgebaut habe. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass ich viel mehr von den Dingen machen kann, auf die ich richtig Bock habe. Ganz unabhängig vom Geld, das ich eventuell dafür bekomme, setze ich damit meine Zeit viel sinnvoller ein.

4. Ich bestimme über meine Zeit

Du denkst dir, dass du das auch tust? Bist du sicher? Ich habe das Gefühl, dass das ganz oft leider nicht der Fall ist. Es gibt so einige Zeitvampire, über die wir uns im ersten Moment gar nicht so bewusst sind. Das können Menschen sein, aber auch Strukturen und Prozesse. 

Wenn du bisher noch nicht so sehr auf deine Zeit achtest, kann es passieren, dass du in Fallen tappst, ohne es mitzubekommen.

3 davon, die ich im Business Kontext kenne, stelle ich dir hier mal kurz vor:

Falle #1: Meetings

Ich bin immer wieder fassungslos, wie viel Zeit Menschen in unnötigen Meetings  verbringen. Meist ohne klares Ziel oder ohne, das klar ist, warum wer daran teilnehmen sollte. Auch ich habe einige wöchentliche Meetings mit meinem Team – einfach, weil unglaublich viel passiert und ein persönlicher Austausch wichtig ist. Wenn man nach einem Meeting aber das Gefühl hat, dass eine Email auch gereicht hätte, läuft irgendwas falsch. 

Mein Tipp: Bevor du das nächste Meeting annimmst – frage dich: was ist meine Rolle? Muss ich unbedingt dabei sein? Gibt es eine Agenda? Was ist das Ziel dieses Meetings?

Falle #2: Telefonate

Oprah Winfrey sagt in ihrem Buch ‘What I know for sure’: Just because the phone is ringing doesn’t mean I have to answer it. Diesen Satz habe ich für mich total verinnerlicht. Das Problem mit unangemeldeten Telefonanrufen ist nämlich, dass frau sie schlecht priorisieren und einplanen kann. Wir wissen ja nie genau, worum es geht. Heute nehme ich deshalb nur in sehr, sehr seltenen Fällen unangemeldete Telefonanrufe entgegen. 

Mein Tipp: Über deine Zeit zu bestimmen, heißt auch, nicht sofort reagieren zu müssen, nur weil jemand anderes gerade ein Anliegen oder Bedürfnis hat.

Falle #3: Emails

Ich mag Emails. Sie sind planbar, ich weiß genau, worum es geht und ich kann abschätzen, wie dringend etwas ist. Anders als unangemeldete Telefonate kann ich sie damit priorisieren und steuern. Sie werden dann zur Falle, wenn wir sofort auf jede Mail, die reinkommt reagieren. Darunter leidet unsere Produktivität. 

Mein Tipp: Bestimme ein bestimmtes Zeitbudget und -fenster pro Tag für die Beantwortung von Emails.

Weil mir Transparenz hier wichtig ist, bekommt jeder, der mir eine Mail schreibt, eine automatische Antwort zurück. In der erkläre ich, …

  1. … dass es auf Grund meines Zeitbudgets bis zu 10 Tagen dauern kann, bevor ich antworte.
  2. … dass ich folgende Anfragen nicht beantworte: Supportanfragen (dafür gibt es andere Menschen), Wissens- und Recherche-Anfragen (dafür gibt es Google), Anfragen für Finanzberatung (ich bin keine Finanzberaterin).

So muss niemand auf eine Antwort warten, die nie kommt. Deine Inbox ist schließlich nicht die To-Do-Liste von jemand anderem. Soll heißen: Nur, weil etwas bei jemand anderem auf Prio 1 steht, heißt das nicht, dass das bei dir auch so ist.

Mein Tipp: Du musst nicht jede Mail beantworten.

So viel zum Punkt “Ich bestimme selbst über meine Zeit”. Ich hoffe, das hilft dir dabei, in Zukunft noch achtsamer mit deiner Zeit umzugehen. Nur weil dich jemand zu einem Meeting einlädt, dich anruft oder dir eine Email schreibt, heißt das nicht, dass du sofort darauf reagieren musst.

5. Ich sage “Nein”

Immer wenn du Ja zu etwas sagst du ganz automatisch Nein zu etwas anderem. So einfach ist das. Du kannst ja schließlich nie zwei Sachen zur selben Zeit machen. Wenn du nicht über deine Zeit bestimmst und über deine Zeit entscheidest, dann übernimmt es jemand anderes für dich. Deshalb: Mach mit deiner Zeit, was dich glücklich macht und bestimme selbst. Das bedeutet auch, dass du zu vielen Dingen ganz klar Nein sagen musst. Wenn du in dieses Thema noch tiefer einsteigen willst, gehts hier lang.

6. Ich frage mich, welche Tätigkeiten ich auslagern kann

Und zwar nahezu täglich. Jede Aufgabe, die ich an andere – Menschen oder Software abgeben kann, spart wertvolle Zeit. Einige Aufgaben und Prozesse kann ich bei genauerem Hinsehen sogar ganz eliminieren. 

Und so bin ich dabei vorgegangen:

Ich habe mich entschieden ein Zeithaushaltsbuch zu führen. Über einen gewissen Zeitraum hinweg, habe ich einfach mal aufgeschrieben, was ich so den ganzen Tag mache. Das habe ich dann in eine Excel-Tabelle eingetragen und schnell festgestellt, welche Aufgaben sich immer wiederholen. Genau die sind prädestiniert dafür, ausgelagert zu werden. 

Mein Tipp: Lagere so gut es geht alle Tätigkeiten aus, die dein Boot nicht schneller machen bzw. dich nicht voranbringen.

Bestes Beispiel: Kundenservice. Eine wichtige Säule in jedem Unternehmen, die aber hervorragend von jemand anderem übernommen werden kann. Während du dir Gedanken über die nächste Kampagne oder neue Produkte machen kannst.

Auch im Privaten kannst du mit diesem Trick einiges an Zeit sparen. Ich habe beispielsweise einen Staubsaugerroboter. Beste Erfindung ever!! Hast du noch weitere Ideen? Dann lass mir gerne einen Kommentar da.

7. Ich plane nach meiner Priorität

Das habe ich auf die harte Tour lernen müssen. Vielleicht ist dir das auch schon mal passiert… Du hast zwei Optionen. Eigentlich wolltest du Urlaub machen, aber ein wichtiges Meeting/ Event kommt rein und du entscheidest dich, doch zu arbeiten. Nur um dann zu erfahren, dass dieser wichtige Termin aus irgendwelchen Gründen abgesagt wird. 

Damit mir das nicht nochmal passiert, habe ich beschlossen, das ab sofort umzudrehen. Ich frage mich immer zu allererst, was meine Priorität ist. Alles andere wird dann drum herum geplant.

Eure Fragen

Stichwort Work-Life-Balance. Wie stehst du dazu?

Ein Thema, über das ich immer mal wieder nachdenke. In meinen Augen geht es hier darum eine langfristige Perspektive einzunehmen. Kurzfristig ist eine gewisses Ungleichgewicht völlig okay. Wenn zum Beispiel ein wichtiges Projekt ansteht. Anschließend darf dann aber der Fokus auf Entspannung und Urlaub liegen. Darauf lege ich sogar großen Wert.

Wie viele Stunden arbeitest du in der Woche als Selbstständige?

0. Ich arbeite nicht als Selbstständige, sondern als Unternehmerin. Als solche arbeite ich in Fokus Phasen immer dann, wenn ich wach bin. Denn der Kopf ist immer irgendwie mit dabei. Außer beim Sport und wenn ich unterwegs bin mit Freunden – da kann ich wirklich richtig abschalten.

Welche Tipps hast du, um besser Entscheidung treffen zu können?

Zu dem Thema kann ich dir das Buch Essentialismus von Greg McKeown* empfehlen.

Wie schaffst du es, viele Dinge gleichzeitig zu machen, wenn diese im gleichen Zeitraum liegen?

Mache ich nicht. Das Schlüsselwort ist Fokus. Was auch immer gerade meine Priorität ist, wird fokussiert abgearbeitet.

Welche Strategien wendest du an, um deinen Zeiteinsatz zu schützen, wenn unklar ist, ob das Outcome positiv ist.

In dem ich schnell entscheide und langsam revidiere. Manche Dinge muss man einfach ausprobieren und testen.

Hast du einen guten Tipp, wie frau lernt Nein zu sagen?

  1. In dem du dir überlegst, was deine Kriterien sind, um festzustellen, wann du Nein sagst. z.B. Is it a hell yes? 
  2. Üben. Du wirst feststellen, dass viele deiner Ängste unbegründet waren.

Sobald du merkst, wie geil das ist, wirst du süchtig danach. 

Welches Buch liest du gerade?

‘Principles’ von Ray Dalio*

Relevante Links:
Oprah Winfreys Buch ‘What I know for sure’*
Das Buch Essentialismus von Greg McKeown*
Das Buch ‘Principles’ von Ray Dalio*

Blogartikel
Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz
Wie du deine Ziele wirklich erreichst
If it’s not a hell yes, it’s a no. Moneytalk Nein sagen

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