Moneytalk Produktivität: Effektivität vs. Effizienz

Hast du ein paar Tipps, um produktiver zu werden? Das ist eine der Fragen, die ich ziemlich häufig gestellt bekomme. Zu Recht! Denn wir alle sollten lernen nicht nur hart, sondern vor allem smart zu arbeiten. Allerdings gibt es einiges, was du vorher klären solltest. 

Darum geht’s konkret:

  • Was genau ist Produktivität und wie hängen Begriffe wie Effektivität und Effizienz damit zusammen? 
  • 3 Methoden, um zu prüfen, ob du produktiv arbeitest. 
  • Die 3 Grundprinzipien für effektives und effizientes Arbeiten.
  • Meine 13 Produktivitäts-Hacks
  • Eure Fragen zum Thema

Lust dir das Ganze bei Youtube anzuschauen? 

Für mehr Produktivität auf die Ohren geht’s hier zum Podcast.

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Effektivität vs. Effizienz

Wenn wir über Produktivität sprechen, dürfen diese zwei Begriffe nicht fehlen. 

Effizient zu arbeiten, ist sehr nah an unserem Verständnis von Produktivität. Es ist der Versuch unsere Aufgaben so schnell wie möglich, so gut wie möglich zu erledigen und unsere Ziele zu erreichen. Um das zu tun, müssen wir sicherstellen, dass wir nicht einfach irgendwas tun, sondern an den richtigen Aufgaben arbeiten. Was ‘richtig’ ist, hängt dabei natürlich von deinem individuellen Ziel ab.

Effektivität bedeutet also, die richtigen Dinge zu tun, während Effizienz heißt, die Dinge richtig zu tun. 

Behalte also im Hinterkopf, dass Effektivität die absolute Grundlage ist, damit es sich lohnt effizienter und damit produktiver zu arbeiten. 

Mein Tipp: Erarbeite erst deine Ziele und schau dir genau an, welche Maßnahmen, dich zu diesem Ziel bringen. Danach kannst du dir Gedanken um Produktivität machen. 

Noch ein Bildnis gefällig? 
„Effektivität bedeutet sicherzustellen, dass die Leiter an der richtigen Mauer lehnt.” Es wäre doch schade, wenn du voller Elan die falsche Mauer erklimmst und irgendwo ankommst, wo du gar nicht hinwolltest.

Woher du weißt, dass du effektiv arbeitest

Um das herauszufinden, habe ich 3 Methoden erarbeitet, die ich dir heute vorstellen möchte. 

Die Grundlage ist immer, dass du dein Ziel klar definiert hast. Nur dann kannst du überprüfen, ob das, was du vorhast UND gerade schon tust, Sinn macht oder nicht. 

Let’s go.

Methode #1: Frag dich, ob es dein Boot schneller macht

Mein Boot z.B. ist mein Unternehmen. Bei dir kann das aber etwas ganz anderes sein. Vielleicht die Fertigstellung deiner Masterarbeit oder dein Hausbau – was dein Boot ist, kannst du definieren, wie du möchtest.

Ein Beispiel aus meinem Businessalltag ist Buchhaltung. Natürlich muss das gemacht werden. Es bringt mein Unternehmen aber nicht schneller voran, wenn ich persönlich daran arbeite. Auch meinen Kundinnen bringt es nichts, dass ich das tue. 

Lautet die Antwort: „Ja, das ist mein Speedboot zu meinem Ziel”, dann bist du effektiv. Wenn es aber so ist, dass es nicht wichtig ist, dass DU diese Aufgabe erledigst, weil sie dein Boot eben nicht schneller, sondern vielleicht sogar langsamer macht, dann lautet die Antwort: „Nein, du bist nicht effektiv”. In diesem Fall hast du 3 Möglichkeiten.

  1. Kannst du die Aufgabe eliminieren? Wenn nicht …
  2. Kannst du sie automatisieren? Die Buchhaltung z.B., in dem du eine Software dafür benutzt. Wenn nicht …
  3. An wen kannst du die Aufgabe delegieren? Es gibt für fast alle Aufgaben Profis, die die Arbeit für dich übernehmen können.

Methode #2: Ziehe die Eisenhower Matrix zu Rate

Mit Hilfe dieser kannst du Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren. Ich hab dir dazu mal eine Grafik angefertigt.

Du siehst, dass es Aufgaben gibt, die weder wichtig noch dringend sind. Diese solltest du wenn möglich sofort eliminieren. 

Dinge, die zwar nicht wichtig sind, aber dringend – Anrufe zum Beispiel – kannst du an andere abgeben. 

Es gibt Aufgaben, bei denen es wichtig ist, dass du sie machst, aber nicht wann du sie erledigst. Dazu gehören das Arbeiten an deiner Strategie, Weiterbildung oder Ähnliches. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, laufen Gefahr, unterzugehen. Damit du sie nicht vergisst, trag sie dir am besten fest in deinen Kalender ein. 

Zu guter Letzt gibt es die Aufgaben, die wichtig UND dringend sind. Diese machst du selbst und zwar sofort. 

Mein Tipp: Mach nur die Dinge, die wichtig sind, selbst. Andere Aufgaben solltest du eliminieren, automatisieren oder delegieren.

Methode #3: Der große Dominostein

Stell dir folgendes Bild vor. Du hast viele kleine Dominosteine, schön hintereinander aufgestellt. Welchen Dominostein musst du umwerfen, um alle anderen zum Fallen zu bringen? Oder einfacher: Was ist die eine Aufgabe, deren Erledigung, die Erledigung anderer Aufgaben, einfacher oder überflüssig macht? 

Wenn du es schaffst, diese zu definieren und abzuarbeiten, bist du ein echter Produktivitäts-Champion. Dadurch verschaffst du dir mehr Zeit & Energie, die du wiederum in andere Dinge investieren kannst. 

Beispiel: Meine Bude sieht aus wie Sau. Um das zu ändern, müsste ich aufräumen, Staub saugen, wischen, Fenster putzen und so weiter. Und zwar jede Woche aufs Neue. Höchstwahrscheinlich bin ich irgendwann extrem effizient im Abarbeiten dieser Aufgaben. Der große Domino wäre hier, auf die Suche nach einer Putzhilfe zu geben. Das ist pure Produktivität. 

Mein Tipp: Bevor du anfängst zu arbeiten, geh erstmal einen Schritt zurück und überleg dir, was die effektivste Lösung eine Aufgabe zu erledigen ist? Gibt es eine Möglichkeit, dass nicht du selbst, sondern jemand anderes sie übernimmt? 

Wenn du noch mehr über Effektivität lernen möchtest, kann ich dir das Buch von Stephen R. Covey ‘Die 7 Wege zur Effektivität’* wärmstens ans Herz legen. 

Hier ein Auszug daraus:

„Nehmen wir an, Sie laufen durch den Wald und treffen auf einen Mann, der fieberhaft daran arbeitet, einen Baum umzusägen. „Was machen Sie da?”, fragen Sie. „Das sehen sie doch”, antwortet er ungeduldig, „ich säge an diesem Baum.” Darauf antworten Sie: „Sie sehen erschöpft aus! Wie lange sind Sie denn schon zu Gange” Dann sagt er: „Über 5 Stunden und ich bin k.o. – das ist harte Arbeit.” Dann sagen Sie: „Warum machen Sie denn nicht ein paar Minuten Pause und schärfen die Säge? Ich bin mir sicher, dass es dann viel schneller ginge.” Sagt er: „Ich hab keine Zeit die Säge zu schärfen. Ich bin zu sehr mit dem Sägen beschäftigt.”

Eine Geschichte, die das Thema Effektivität vs. Effizienz einfach auf den Punkt bringt.

Meine 3 Grundprinzipien für Effektivität und Produktivität

Die magische Zahl in diesem Moneytalk lautet 3. Deshalb gibt es jetzt noch meine 3 Grundprinzipien für Effektivität und Produktivität. 

So sorgst du dafür, dass du dich nicht in deinen Aufgaben verlierst und dir am Ende zu viel aufhalst:

1. Am Anfang steht das Ziel

Du kommst nicht drum herum, dir ein konkretes Ziel zu setzen. Wenn du nicht genau weißt, wie du dabei vorgehen sollst, schau dir meinen Moneytalk dazu an. Dein Ziel ist dein Polarstern und stellt sicher, dass du nicht einfach irgendwo ankommst, sondern dort, wo du hinwillst. 

Deine gesamten Maßnahmen richten sich nach diesem Ziel aus.

2. Fokus, Fokus, Fokus

Auch dazu gibt es einen Moneytalk. Es ist höchst ineffektiv, den ganzen Tag an tausend Dingen gleichzeitig zu arbeiten. Deshalb solltest du deine Energie bündeln.

Beispiel: Du kannst 12 Mal einen Meter in 12 unterschiedliche Richtungen gehen. Wie weit kommst du? Jetzt stell dir vor, dass du deine Energie bündelst und 12 Meter in eine Richtung gehst.

In beiden Fällen bist du 12 Meter gelaufen. Im ersten Fall allerdings, hast du dich kaum vom Fleck bewegt, während du im zweiten Fall richtig gut voran gekommen bist. Das ist Fokus.

3. Nein sagen

Du kannst nun mal nicht alles machen. Dein Ziel ist es die Dinge zu tun, die dich deinem Ziel näher bringen. Zu allem anderen sagst du Nein. Surprise, surprise – auch dazu gibt es natürlich einen passenden Moneytalk.

Meine 12 Produktivitäts-Hacks

Deine Leiter lehnt an der richtigen Mauer, du hast deine Säge geschärft, was du machst, macht dein Boot schneller – jetzt kanns richtig losgehen. Da du jetzt ganz genau weißt, wann es sich lohnt, produktiv zu sein, kommen wir zu meinen Produktivitäts-Hacks. Ich sagte schon, dass die magische Zahl 3 ist. Deshalb gibt es 13 Stück davon. 

Die ersten Hacks helfen dir dabei, besser mit Dingen umzugehen, die von außen an dich herangetragen werden.

1. Übe dich in selektiver Ignoranz

Wir werden jeden Tag rund um die Uhr mit größtenteils unnötigen Informationen zugeballert. Geh auf Informationsdiät und schütze dich davor. Überlege dir ganz genau, was du konsumierst und was nicht. Warum? Weil es Zeit und Energie kostet, mit der du etwas anderes schaffen könntest.

Ich nenne das selektive Ignoranz. 

Tim Ferriss, der Autor des Buches ‘Die 4-Stunden-Woche’* ist in dieser Hinsicht eisern. Er konsumiert einfach überhaupt keine Nachrichten mehr und sagt, dass einem alles andere sowieso erzählt wird. Ich halte das ganz ähnlich und kann dir sagen, dass es wunderbar funktioniert. 

So strikt musst du nicht sein, wenn du nicht willst. Fürs fokussierte Arbeiten an deinen Aufgaben, ist es aber sehr hilfreich.

2. Eliminiere Zeitverschwender

Zeitverschwender sind für mich Dinge, die wir folgenlos ignorieren können. Da sind wir wieder beim Thema Nein sagen. Wusstest du, dass du nicht jede Email beantworten musst? Oder ans Handy gehen musst, wenn jemand anruft? 

Setz dir Kopfhörer auf. Das zeigt anderen, dass du gerade konzentriert bei der Arbeit bist. Damit wird die Hemmschwelle dich für Belanglosigkeiten zu unterbrechen extrem minimiert.

3. Kürze Zeitfresser so gut es geht

Darüber hinaus gibt es Zeitfresser. Das sind z.B. Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen. Ein paar E-mails, Anrufe & Meetings müssen eben doch geschrieben, angenommen und abgehalten werden. 

Der Trick ist, dich nicht ständig davon aus dem Takt bringen zu lassen. Wenn du gerade konzentriert bei der Arbeit bist, ist die eingehende Email, die aufploppt, ein absoluter Konzentrationskiller. Denn: Es dauert 10 – 15 Minuten (!), um wieder voll in der Konzentration zu sein.   

Damit dir das nicht passiert, gibt’s hier ein paar Tipps für den Alltag:

  • Lies E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt. Und nur dann.
  • Gehe nur in Meetings, wenn es etwas zu entscheiden gibt.

Versuch Zeitfresser zu kürzen. Wenn ich z.B. Anfragen für gemeinsame Projekte bekomme und Menschen sich “kurz” mit mir treffen wollen, habe ich folgende Regel. Ob eine Zusammenarbeit zustande kommt, wird per Mail geklärt. Erst danach finden (wenn nötig) Treffen oder Telefonate statt.

4. Keine Ablenkung

Mach die scheiß Notifications aus. Schon aus beruflichen Gründen, bin ich viel auf sozialen Medien unterwegs. Trotzdem kann ich dir versichern, dass bei mir nichts bimmelt. Ich bekomme weder mit, wenn eine E-Mail reinkommt, noch wenn etwas bei Facebook, Instagram, LinkedIn oder Youtube passiert. 

Das sehe ich erst, wenn ich mir aktiv die Zeit nehme dafür nehme, dort hineinzuschauen. 

Das erlaubt mir, meinen Arbeitsalltag nach meinen Regeln zu gestalten. 

Ab jetzt geht es nicht mehr um die Dinge von außen, die du vermeiden kannst, um produktiver zu werden. Die nächsten Hacks drehen sich darum, was DU tun kannst. 

Die Überschrift lautet hier: Bring dich selbst in die Lage, erfolgreich zu sein.

5. Sorge dafür, dass dein Umfeld dich unterstützt

Wenn du zu viel auf Instagram unterwegs bist, dann lösch doch die App. 

Wenn du keine Süßigkeiten mehr essen willst, dann kauf dir keine mehr. 

Wenn du das Gefühl hast, zu oft vor dem Fernseher zu sitzen, dann schaff das Ding einfach ab. 

Manchmal ist es so simpel. Simpel, nicht einfach!!

Ich selbst habe vor ein paar Jahren meinen Fernseher verkauft. Das war die beste Entscheidung meines Lebens. 

Überleg dir, was deine Zeit und Energie konsumiert und was du davon weglassen kannst.

6. Teile deine Energie schlau auf

Ich bin ein Morgenmensch und bin vor 12 Uhr mittags am Produktivsten. Deshalb mache ich die wichtigsten Sachen morgens, denn da habe ich die meiste Energie. Dinge, für die ich keine große Denkleistung benötige, mache ich dann gegen Nachmittag und Abend.

Wie sieht das bei dir aus? Wann hast du die meiste Energie?

7. Arbeite konzentriert

Kennst du das Pomodoro-Prinzip? Es ist ganz einfach: Du arbeitest 25 Minuten konzentriert, ohne Ablenkung und machst dann 5 Minuten Pause. Das machst du ein paar Mal, bevor du dir dann eine längere Pause gönnen kannst.

Ich arbeite mit der App Focus Keeper, die auf diesem Prinzip basiert. 

Der große Vorteil ist der, dass du eine klare Struktur hast und genau weißt, dass du nach 25 Minuten eine Pause machen kannst. Das bringt mich zum nächsten Punkt …

8. Plane Pausen ein

Zum smarten Arbeiten gehören Pausen einfach dazu. Wir können uns nicht unendlich lange konzentrieren. Ab einem gewissen Punkt, wird es nicht besser, sondern schlechter, weil du müde, hungrig oder durstig bist. Oder einfach nicht mehr klar denken kannst. Zum produktiven Arbeiten gehört auch, deine Säge zu schärfen und genau das machst du, wenn du Pausen einlegst. 

Mein Tipp: Hör auf deinen Körper! Es gibt Tage, an denen du mehr Energie hast, als an anderen. Plane entsprechend mehr oder weniger Pausen ein.

9. First things first

Schreib dir auf, was deine Prioritäten sind und mach die wichtigsten Dinge zuerst bzw. in  deiner Hochenergie-Phase. 

Ich arbeite hier nach dem ‘Eat the frog’ Prinzip. Das heißt, dass ich die wichtigsten und unangenehmsten Dinge vor allem anderen erledige. 

Wenn du die ersten 2 Stunden an diesen Dingen arbeitest, kannst du den Rest des Tages nur gewinnen. 

Frag dich zwischendurch mal, ob du gerade Aufgaben erfindest, um den wichtigen und unangenehmen Aufgaben zu entgehen.

Eine Frage, die ihr mir oft gestellt habt, war, was ihr machen könnt, wenn es euch schwer fällt, anzufangen. 

Dazu kann ich nur sagen… wir sitzen im gleichen Boot. Auch ich habe oft keinen Bock auf Aufgaben, die aber erledigt werden müssen. Ich schieb die dann so lange auf, bis sie mich stressen. 

Mein Tipp für solche Fälle: Tricks dich selbst aus, in dem du dich gedanklich schon mal in die Situation hineinversetzt, in der du die Aufgabe, auf die du keine Lust hast, abarbeitest. Wo sitzt du? Was machst/ schreibst/ sagst du? Wie durch Magie, wird es auf einmal leichter, es tatsächlich zu tun. 

Interessanterweise erscheinen die Aufgaben, vor denen wir zurückschrecken, viel größer als sie eigentlich sind. Hast du einmal damit angefangen, sind sie meistens gar nicht so schlimm wie gedacht.

10: Hab terminfreie Tage

Das ist ein Tool, das ich aus meiner Zeit bei Google mitgebracht habe. Gefühlt war dort jeder ständig in Terminen. Außer an einem Tag in der Woche, an dem ein Blocker ‘Meeting free day’ im Kalender war. Coole Idee, oder?

Ich mache es mittlerweile fast andersrum. Ich blocke mir einen Tag für Meetings (z.B. für Interviewtermine) und halte mir den Rest der Woche möglichst terminfrei.

11. Schreibe deine To-Do’s auf

Achte darauf, dass auf deiner To-Do Liste nicht mehr als 2-3 Dinge stehen. Überleg dir, was die wirklich wichtigen Dinge sind und dann mach sie. 

Warum? Weil du mehr als das erstens höchstwahrscheinlich nicht schaffst und Gefahr läufst, dich schlecht zu fühlen. Und du zweitens nie mehr als 40-50% deiner Zeit verplanen solltest, um Zeit für unvorhergesehene Dinge zu haben, die erledigt werden müssen.

12: Setze dir Deadlines

Meine Regel: Was keine Deadline hat, existiert nicht. Auch ganz unabsichtlich. Wenn ich nicht weiß, bis wann jemand etwas braucht, vergesse ich es einfach. 

Deadlines können dir natürlich von außen vorgegeben werden. Richtig gut bist du dann, wenn du dir auch selbst Deadlines für deine Themen setzt. Vielleicht kennst du das Parkinsonsche Gesetz. Es besagt, dass wir immer genau so lange für die Erledigung von Aufgaben brauchen, wie wir Zeit haben. 

Wenn du dir eine Woche für eine Aufgabe Zeit nimmst, brauchst du eine Woche. Wenn du dir einen Monat Zeit nimmst, brauchst du einen Monat. 

Kommt dir das bekannt vor? Dann setz dir ab sofort verbindliche Deadlines und zwing dich dazu, diese auch einzuhalten.

13. Triff schnelle Entscheidungen

Schnelle Entscheidungen sind der Schlüssel für Effektivität und Effizienz. Wenn du diese immer wieder aufschiebst, weil du Angst davor hast, eine falsche Entscheidung zu treffen, dann biete ich dir jetzt eine neue Perspektive an.

Du kannst keine falschen Entscheidungen treffen, denn du weißt nicht, was geworden wäre, wenn du dich anders entschieden hättest. Das ist schlichtweg nicht möglich. Entspann dich also und geh lieber schneller los und korrigiere im Notfall. 

Der Weg zum Erfolg ist es, Entscheidungen zu treffen – und zwar so schnell wie möglich.

Eure Fragen

Wie gehe ich mit einem Mittagstief um?

In dem du dir kein Schnitzel mit Pommes zum Mittagessen reinziehst.

Welche Rahmenbedingungen brauchst du, um produktiv zu sein? 

Diese Frage würde ich gerne an dich zurückspielen. Wichtig ist nicht, was ICH brauche, sondern welche Rahmenbedingungen DIR dabei helfen. Als introvertierter Mensch brauche ich viel Ruhe. Es gibt aber Studien, die zeigen, dass extrovertierte Menschen besser mit Hintergrundgeräuschen arbeiten.

Wie viele Stunden schläfst du?

Schlaf – auch ein ganz wichtiges Thema. Ich persönlich schlafe im Durchschnitt ca. 7 Stunden.

Wie schaffe ich es, nicht mehr ständig nach meinem Handy greifen zu wollen?

Überleg dir, warum du ständig das Bedürfnis hast, auf dein Handy zu schauen. Um zu checken, was es neues bei Instagram oder Facebook gibt? Mach die Notifications aus oder lösch am besten gleich die Apps von deinem Handy.

Wie hältst du es durch, wenn du auf einen kleinen, aber absolut notwendigen Schritt, keine Lust hast?

Schau dir dazu nochmal meinen Produktivitäts-Hack #9 an. 

Mein Tipp für solche Fälle: Tricks dich selbst aus, in dem du dich gedanklich schon mal in die Situation hineinversetzt, in der du die Aufgabe, auf die du keine Lust hast, abarbeitest. Wo sitzt du? Was machst/ schreibst/ sagst du? Wie durch Magie, wird es auf einmal leichter, es tatsächlich zu tun. 

Wie arbeitest du, wenn du müde wirst?

Ich erledige Aufgaben, die nicht viel Denkpower von mir verlangen. Oder – ganz abwegig – ich gehe schlafen. 😉

Ich habe immer so viel parallel im Kopf. Wie kann ich mich sammeln, um alles nacheinander anzugehen?

Ich hatte dir vorhin die Eisenhower Matrix vorgestellt. Nutze diese, um deine Aufgaben zu priorisieren. Stell dir einen Plan auf & schreib eine To-Do-Liste. Einmal aufgeschrieben, ist es aus deinem Kopf und wenn du dann noch weißt, wann du dich um die jeweiligen Sachen kümmerst, fällt es leicht, sich auf eine Sache pro Zeiteinheit zu konzentrieren.

Wie findet man Motivation an schlechten Tagen?

Solche Tage gibt es. Ich finde, dass man auch hier auf sich hören sollte. Du kannst dich entweder darüber ärgern (passiert mir tatsächlich oft) oder akzeptieren, dass es heute eben nun mal so ist.

Zum Thema Motivation kann ich folgendes sagen:

Wenn du keine Motivation hast für die Dinge, die du eigentlich machen sollst, dann hängt das höchstwahrscheinlich mit einem Ziel zusammen. Ich mache auch jeden Tag Sachen, auf die ich absolut keinen Bock habe. Wenn ich mich dann aber daran erinnere, dass diese Dinge notwendig sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, dann erübrigt sich die Frage nach der Motivation. Motivation und Spaß sind nun mal nicht das Gleiche.

Wie kann ich ausdauernder werden?

Ich glaube, das ist ein komplexes Thema. Ausdauer hat viel mit unserer Gesundheit zu tun. Auch hier gilt wieder: Bring dich in die Lage zu gewinnen. 

Das kann auch bedeuten, anders mit dir und deinem Körper umzugehen. Bist du vielleicht gereizt und müde, weil du nicht ausgelastet bist? Schläfst du nicht richtig? Machst du nicht genug Sport? Ernährst du dich nicht gesund? 

Unterschätz nicht, was für eine wahnsinnige Auswirkung dein Körper auf deine Produktivität und damit auf deine Arbeit hat.

Frag dich außerdem, was ‘ausdauernder’ für dich heißt. Willst du länger arbeiten? Warum? Am Ende ist das Ziel doch kürzer, dafür aber effektiver zu arbeiten.

Wie ist das richtige Verhältnis von Produktivität und Regeneration?

Regeneration ist ein Teil von Produktivität. Sie macht dich am Ende produktiver. Stichwort: Säge schärfen. 

Wie die genaue Ratio ist, kann ich dir nicht sagen. Das hängt davon ab, wie viel Schlaf, Pausen, Essen, … du brauchst. Höre da wieder auf deinen Körper. 

Wie bleibst du produktiv, wenn es dein Umfeld unterbindet?

Wenn du damit Menschen meinst, dann kann ich dir das nicht sagen. Ich habe mir ein Umfeld aufgebaut, das mich in dem, was ich mache, unterstützt. 

Ich hoffe, du hast einiges aus diesem Artikel mitnehmen können.

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