Meine Alltagstools: Besser schlafen und produktiver arbeiten [Moneytalk]

Viele von euch haben danach gefragt: Welche Tools, Apps & Hacks nutzt du, um deinen Alltag zu strukturieren? Deshalb gebe ich euch in diesem Moneytalk mal einen exklusiven Einblick in mein Leben. Ganz konkret stelle ich euch meine 17 Tools vor, die ich nutze, um …

  1. … produktiver zu arbeiten
  2. … fit und gesund zu bleiben & 
  3. … besser zu schlafen 

Natürlich beantworte ich auch wie immer eure Fragen zum Thema. 

Wichtig: In diesem Artikel erwähne ich Marken und Produkte, die ich persönlich empfehlen kann. Mit keiner dieser Marken habe ich eine geschäftliche Beziehung.

Hier gibt es den ganzen Moneytalk auch als Podcastfolge:

Jetzt anhören und abonnieren auf

Produktivität

So organisiere ich meinen Arbeitsalltag

Bei mir gibt es immer etwas zu tun. Damit ich nicht aus den Augen verliere, was wirklich wichtig ist, nutze ich einige online und offline Tools, die ich euch gerne vorstellen möchte. 

1. Das Projektmanagement Tool ‘Trello’

Wofür ich es nutze: Trello erlaubt es mir, meine Ideen an einem zentralen Ort zu sammeln und ihren Fortschritt einfach zu tracken. 

Man arbeitet mit übergeordneten Kategorien und Karten. Kategorien sind  bei mir Prozessschritte: 

  • Ideen
  • ToDo
  • In Progress
  • Done
  • Won’t Do (super gut um zu sehen, welche Ideen am Ende doch nicht umgesetzt wurden)

Karten sind einzelne ToDo’s oder Ideen, die man von Prozessschritt zu Prozessschritt schieben kann. 

Warum ich es liebe: Weil es so wahnsinnig simpel ist und die Arbeit im Team erleichtert. Jede Karte kann einem Teammitglied zugeordnet werden und ich sehe sofort, wer an was arbeitet. 

2. Konzentriertes Arbeiten mit Tide & Focus Keeper

Die  ‘Pomodoro Technik’ ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der man im Wechsel 25 Minuten konzentriert arbeitet & anschließend 5 Minuten Pause macht. 

Wofür ich die Apps nutze: Für Hintergrundmusik, die mir hilft mich zu konzentrieren – das gilt zumindest für die Tide App – und zum Zeit stoppen. Grundlage sind die 30 Minuten Intervalle der ‘Pomodoro Technik’. 

Warum ich es liebe: Tide bietet als Hintergrundmusik auch Katzenschnurren an. Jap, du hast richtig gehört! Was will man mehr?

3. Konzentriertes Arbeiten mit Noise Cancelling Kopfhörern

Wofür ich sie nutze: Konzentriertes Arbeiten, ohne Ablenkung und zum meditieren. 

Warum ich sie liebe: Weil es funktioniert. 😉 Meine Kopfhörer sind von Sony, es gibt aber auch andere Anbieter mit super Rezensionen. 

4. Meditieren mit 7Mind & Co. 

Ich versuche regelmäßig zu meditieren. Das hilft mir runterzukommen und mich anschließend noch besser auf das zu konzentrieren, was noch ansteht. 

Ich habe hier schon einiges ausprobiert: Calm, Balloon, Youtube Videos. Wenn du unsere Local Heros aus Berlin unterstützen willst, ist die 7Mind App absolut empfehlenswert. 

5. Organisiertes Chaos mit meinem Moleskin Notizbuch

Neben allen technischen Hilfsmitteln, habe ich auch immer ein Notizbuch und einen Stift dabei. 

Wofür ich es nutze: Alles, was kein ToDo ist (das wird direkt bei Trello notiert) halte ich hier fest. Reflektionen, Journaling, Meeting Minutes, Zitate, visuelle Notizen, usw. Alles kommt in ein einziges Buch. So fällt es mir leichter Dinge später wiederzufinden. 

Warum ich es liebe: Ich bin ein Fan von gutem Suchen. 
Mein Produktivitäts-Hack für Selbstständige: Getmyinvoice.com

Das ist mein Premium-Tipp für Selbstständige zum Thema Rechnungsmanagement. 

Wofür ich die Software nutze: Getmyinvoice.com ist an alle Systeme, in denen Rechnungen auftauchen angedockt. So z.B. Amazon, Facebook, Vodafone, Deutsche Bahn, etc., aber auch meinem Email-Postfach, falls ich Rechnungen von Freelancern bekomme. 

Warum ich es liebe: Monatlich alle Rechnungen rauszusuchen und an den Steuerberater weiterzuleiten, kostet Zeit und ist super nervig. Die Zeit investiere ich jetzt in andere Dinge. 

Gesundheit & Fitness

Das hilft mir fit und gesund zu bleiben.

Ich selbst habe mich in den letzten 12 Monaten mal auf meine ganz einge Gesundheitsreise begeben, um zu sehen, wie es gesundheitlich um mich steht und welche Tools es gibt, um langfristig fit und gesund zu bleiben.

7. Großes Blutbild zur Analyse meines aktuellen Gesundheitszustands

Warum ich es gemacht habe: in allererster Linie, um herauszufinden, was die Ausgangssituation ist und wo es eventuell Handlungsbedarf gibt. Seitdem überprüfe ich meine Werte alle 6 Monate.

8. Eat your veggies: Dazu gibt es glaube ich nicht viel mehr zu sagen.

9. Gute Öle für bessere Fettwerte

Viele vergessen, wie wichtig gute Fette sind. Meine Fettwerte waren z.B. nicht so super, weil ich zu wenig gute Öle zu mir genommen habe. 

Mein Tipp: Lass deine Fettwerte überprüfen und nimm mehr gute Öle, wie z.B. Olivenöl, Algenöl, Fischöl zu dir.

10. Benutze eine Pfanne aus Gusseisen zum Braten

Vor allem für uns Frauen ein Thema: Eisenmangel. Ich habe den Tipp bekommen, mir eine Gusseisenpfanne anzuschaffen. Wusstest du, dass das hilft, um mehr Eisen mit dem Essen aufzunehmen? 

11. Carbonit Sanuno* Wasserfilter für höhere Wasserqualität

Wenn du einmal sauberes, gefiltertes Leitungswasser getrunken hast, willst du nie wieder zurück! Ich habe mich für einen Aktivkohlefilter* entschieden, den man direkt an den Wasserhahn schraubt. Kostet mehr als ein Brita Filter, ist in meinen Augen aber sein Geld wert! 

Wenn du kein Leitungswasser trinken willst, kann ich Heppinger Heilwasser empfehlen. Das ist super für euren Mineralienhaushalt.

Kommen wir zum Thema Sport

“Ich weiß, ich sollte, aber….” Mit dieser Aussage bist du nicht allein. Die nächsten 2 Hacks helfen mir dabei, trotzdem regelmäßig Sport zu treiben.

12. Mannschaftssport

Im Team Sport zu machen schafft Verbindlichkeit. Feste Trainingszeiten nehmen euch das Planen ab und ein Team, was auf dich wartet, hilft nicht zu schwänzen. Wenn ihr keinen Mannschaftssport macht, kann das auch einfach eine Freundin oder ein Personal Trainer sein, mit dem ihr gemeinsam regelmäßig Sport macht. 

13. Mach die Hürde so klein wie möglich

Ausreden gibt es viele. Deshalb sorge ich vor.

Mach es dir so einfach wie möglich, damit du im entscheidenden Moment nicht doch nachgibst.  

Mein Tipp: 

  • Pack deine Sporttasche am Abend vorher 
  • Lass die Yogamatte gut sichtbar ausgerollt
  • Häng dir eine Klimmzugstange gut sichtbar 

14. Fortschritte messen mit einer Ganzkörper-Analysewaage* von Omron

Ich habe seit einiger Zeit eine Waage*, die neben meinem Gewicht meinen Körperfettanteil, meine Muskelmasse und mein Viszeralfettanteil misst (ca. 1x die Woche). Dabei geht es mir nicht darum irgendwelchen Schönheitsidealen zu entsprechen, sondern nachzuvollziehen, was sich wie verändert. 

Schlaf

In meinem letzten Quartalsbericht hatte ich erwähnt, dass ich morgens oft unerholt aufgewacht bin. Auf meiner Suche nach Antworten habe ich diese Tools für mich entdeckt: 

15. Analyse meines aktuellen Schlafs mit dem Oura-Ring

Was er kann: Ausgestattet mit Sensoren misst er Körpertemperatur, Puls und Schlafverhalten. Meine Erkenntnis: Mein REM Schlaf war quasi nicht vorhanden. 

Warum ich ihn liebe: Der erste Schritt zur Veränderung ist eine Status Quo Analyse, damit frau anschließend Maßnahmen daraus ableiten kann. 

16. Verbesserung meiner Schlafqualität dank Gewichtsdecke

Was sie kann: Diese Decke, manchmal auch Therapiedecke genannt, ist schwer. Manchmal bis zu 10 kg. Mit einer Gewichtsdecke zu schlafen hat psychologische Effekte (ein Gefühl von Geborgenheit/ Sicherheit) und hilft beim Einschlafen, Durchschlafen und erholt Aufwachen. 

Warum ich sie liebe, liebe, liebe: Ich habe das Gefühl, dass ich einfach besser schlafe. 

17. Einschlafhilfe: Meditation oder Autogenes Training

18. Mein Geheimtipp zum Runterkommen

Ashwagandha Pulver – auch Winterkirsche oder Schlafbeere genannt. 

Wie es funktioniert: Für einen positiven Einfluss auf Stress und Schlaf soll man täglich 2-3 Mal ca. 1 TL 2-3 Mal am besten mit Milch zu sich nehmen.

Warum ich es (noch nicht) liebe: Ich selbst habe es noch nicht ausprobiert, aber mehrfach empfohlen bekommen.

Eure Fragen

Hast du eine Routine beim Kochen? Holst du dir Inspiration, oder bist du da ganz pragmatisch?

Ich bin da ehrlicherweise sehr pragmatisch. Ich esse viel Gemüse, angebraten in meiner gusseisernen Pfanne mit gutem Olivenöl. Länger als 30 Minuten brauche ich dabei selten.

Wie managed du deinen Kalender und behältst den Überblick bei so vielen Terminen?

Das ist tatsächlich gar nicht so kompliziert und so viele Termine habe ich auch nicht. Mir hilft es gewisse Zeitblöcke einzuplanen für z.B. Pressetermine. Die gibt es 2 Mal die Woche für jeweils 2 Stunden. Wer da keine Zeit hat, muss leider bis zur nächste Woche warten.

Was machst du, damit bei der Arbeit nichts hinten runter fällt?

Hier nutze ich Trello und ausschließlich Trello. Mir hilft es unheimlich nicht mehr alles im Kopf haben zu müssen. Die Regel für mich und mein Team: Was nicht bei Trello ist, existiert nicht.

Hast du eine Smart watch?

Nein, der Oura Ring reicht mir hier momentan aus. (siehe Schlaf Tools)

Wie oft probierst du neue Tools aus?

Alles in allem kann ich sagen, dass ich den Tools, die ich nutze recht treu bleibe. Wenn mir jemand begeistert von etwas Neuem erzählt, probiere ich es aber natürlich gerne aus, wenn das für mich Sinn macht.

Welchen “Schweinehund-Überwindungstrick” hast du für uns?

  • ‘Eat that frog’. Erledige die unangenehmste Aufgabe direkt zu Beginn des Tages. Dann hat man direkt etwas geschafft und den Rest des Tages einen freieren Kopf. 
  • Stell dir vor, wie es ist, wenn du die Aufgabe bereits ausführst hast. Ein Trick, den ich eher unbewusst anwende, der mir aber hilft Aufgaben zu erledigen, auf die ich überhaupt keine Lust habe.

Wie machst du einen Plan für Projekte und Ziele?

  • Großes Ziel haben
  • Meilensteine definieren (um Erfolge zu feiern und zur Überprüfung, ob ihr noch auf dem richtigen Weg seid)
  • Kleine Aufgabenpakete festlegen, die schnell zu erledigen sind.

Ab wann kann ich es mir leisten abzugeben und effektiver zu werden?

Die simple Antwort: Wenn du es dir finanziell leisten kannst. Am Anfang ist es leider selten der Fall und wir müssen erst einmal selber ran.

Was delegiere ich am besten?

Schau dir dazu gerne auch nochmal meinen Moneytalk zum Thema Produktivität an, in dem ich unter anderem die Eisenhower Matrix vorstelle.

Wie nutzt du die Zeit beim Warten?

Ich nutze Wartezeit meist um Aufgaben abzuhaken, die keine große Denkleistung erfordern. Das kann z.B. das Beantworten von E-Mails sein.

Wie, wann, wo isst du?

Frühstück: Ich esse morgens meist erst gegen 9:30 (vor allem, wenn ich Sport mache) und dann oft einen richtig leckeren Salat. Ab und an gibt es Haferflocken.

Mittags & Abends: Salat und Gemüse in verschiedensten Formen. 

Wo? Zu Hause, auswärts, oder im Büro aus der Tupperbox.

Wie machst du deine Ablage bzw. Wie sortierst du deine Unterlagen?

Ähm… erstmal folge ich dem ‘Haufenprinzip’ – alles, was reinkommt, wir an einem Ort gesammelt. Das spart Zeit, weil ich das Einsortieren gesammelt abhaken kann.

Gibst du dir auch mal die Freiheit nicht zu tun?

Definitiv. Ob im Urlaub, unterwegs mit Freunden oder einfach mal so im Alltag. Kleine Auszeiten sind in meinen Augen sehr wichtig. 

Wie und wann integrierst du Sport?

Mein Ziel ist es vier Mal die Woche Sport zu treiben. 2x die Woche arbeite ich mit einem Personal Trainer, 1x plane ich ein ins Fitnessstudio zu gehen und Sonntags gehe ich entspannt laufen.

Wenn du überall arbeitest, wie kannst du abschalten?

Das klappt mal mehr und mal weniger. In Phasen, in denen es besonders stressig ist, gelingt mir das z.B., in dem ich mein Handy einfach mal zu Hause lasse. Beim Einkaufen, Laufen gehen oder Freunde treffen, bin ich mittlerweile oft ohne Telefon unterwegs.

Was hältst du von Home-Office? Besteht die Gefahr zu viel zu tun?

Büro und Home Office haben beide ihre Vor- und Nachteile. Ich z.B. kann mich im Home Office super konzentrieren, mag es aber auch am Abend aus dem Büro nach Hause zu kommen und abzuschalten.

Hast du einen aktuellen Buchtipp?

In der Stille liegt dein Weg* von Ryan Holiday.

Nimmst du dir eine bestimmte Anzahl an Stunden für Kreativität?

Nein. Vor allem deshalb, weil ich nicht planen kann, wann ich kreativ bin und wann nicht. Allerdings habe ich mir in diesem Jahr den Freitag als meinen Reflektionstag geblockt, an dem ich keine Termine habe.

6 Shares

1 Kommentare

  1. Christiane van Ryßen

    Liebe Natascha,
    google doch mal Ceramic Kingdom, ich könnte mir vorstellen, dass du dort die Töpfer-Inspiration findest, die du dir vorstellst.
    Herzliche Grüße, Christiane ;-))

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.