Produktiver werden – mit diesen 12 Tipps steigerst du deine Produktivität

Na, wieder den halben Tag auf Instagram verdaddelt und nichts so richtig hinbekommen?

Dabei fühlt man sich doch so viel besser, wenn man produktiv war und hinter die wichtigsten Dinge auf der To-do-Liste einen Haken machen kann. Die Gründe, seine Produktivität steigern zu wollen, sind vielfältig: Mehr Zeit für die Kinder, mehr schaffen und dadurch mehr Geld verdienen oder einfach mehr vom Leben haben.

Doch wie bekommt man das hin? Wie kann man seine Produktivität steigern? Also wirklich steigern? Ich spreche hier nicht von einer E-Mail mehr am Tag, sondern davon, mehr Aufgaben in einem Bruchteil der Zeit zu erledigen.

Damit genau das auch für dich Realität wird, erfährst du in diesem Artikel:

  • Was Produktivität eigentlich ist.
  • Woher du weißt, ob du produktiv arbeitest.
  • Meine 12 Produktivitätstipps

Bereit, der Prokrastination in den Hinter zu treten? Let’s go!

Also mal ganz von vorne. Was bedeutet produktiv sein denn eigentlich?

Um wirklich zu verstehen, was Produktivität ist, sind vor allem zwei Begriffe von großer Bedeutung…

Die eigene Produktivität steigern: Effektivität vs. Effizienz

Wenn wir über Produktivität sprechen, dürfen diese zwei Begriffe nicht fehlen. 

Effizient zu arbeiten, ist sehr nah an unserem Verständnis von Produktivität. Es ist der Versuch, unsere Aufgaben so schnell wie möglich, so gut wie möglich zu erledigen und unsere Ziele zu erreichen. Um das zu tun, müssen wir sicherstellen, dass wir nicht einfach irgendwas tun, sondern an den richtigen Aufgaben arbeiten. Was ‘richtig’ ist, hängt dabei natürlich von deinem individuellen Ziel ab.

Effektivität bedeutet also, die richtigen Dinge zu tun, während Effizienz heißt, die Dinge richtig zu tun. 

Behalte also im Hinterkopf, dass Effektivität die absolute Grundlage ist, damit es sich lohnt, effizienter und damit produktiver zu arbeiten. 

Mein Tipp: Erarbeite erst deine Ziele und schau dir genau an, welche Maßnahmen dich zu diesem Ziel bringen. Danach kannst du dir Gedanken um Produktivität machen. 

Noch ein Bildnis gefällig? 

„Effektivität bedeutet sicherzustellen, dass die Leiter an der richtigen Mauer lehnt.” Es wäre doch schade, wenn du voller Elan die falsche Mauer erklimmst und irgendwo ankommst, wo du gar nicht hinwolltest.

Das ist also Produktivität.

Aber woher sollst du wissen, ob die Art und Weise, wie du arbeitest, tatsächlich produktiv ist?

Woher du weißt, dass du effektiv arbeitest?

Um das herauszufinden, möchte ich dir 3 Methoden vorstellen:

Die Grundlage ist immer, dass du dein Ziel klar definiert hast. Nur dann kannst du überprüfen, ob das, was du vorhast, UND gerade schon tust, Sinn macht oder nicht. 

Let’s go.

Methode #1: Frag dich, ob es dein Boot schneller macht

Mein Boot z.B. ist mein Unternehmen. Bei dir kann das aber etwas ganz anderes sein. Vielleicht die Fertigstellung deiner Masterarbeit oder dein Hausbau – was dein Boot ist, kannst du definieren, wie du möchtest.

Ein Beispiel aus meinem Businessalltag ist Buchhaltung. Natürlich muss das gemacht werden. Es bringt mein Unternehmen aber nicht schneller voran, wenn ich persönlich daran arbeite. Auch meinen Kundinnen bringt es nichts, dass ich das tue. 

Lautet die Antwort: „Ja, das ist mein Speedboot zu meinem Ziel”, dann bist du effektiv. Wenn es aber so ist, dass es nicht wichtig ist, dass DU diese Aufgabe erledigst, weil sie dein Boot eben nicht schneller, sondern vielleicht sogar langsamer macht, dann lautet die Antwort: „Nein, du bist nicht effektiv”. In diesem Fall hast du 3 Möglichkeiten.

  1. Kannst du die Aufgabe eliminieren? Wenn nicht …
  2. Kannst du sie automatisieren? Die Buchhaltung z.B., in dem du eine Software dafür benutzt. Wenn nicht …
  3. An wen kannst du die Aufgabe delegieren? Es gibt für fast alle Aufgaben Profis, die die Arbeit für dich übernehmen können.  

Methode #2: Ziehe die Eisenhower Matrix zu Rate 

Mit Hilfe dieser kannst du Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren. Ich hab dir dazu mal eine Grafik angefertigt.

Du siehst, dass es Aufgaben gibt, die weder wichtig noch dringend sind. Diese solltest du, wenn möglich, sofort eliminieren. 

Dinge, die zwar nicht wichtig sind, aber dringend – Anrufe zum Beispiel – kannst du an andere abgeben. 

Es gibt Aufgaben, bei denen es wichtig ist, dass du sie machst, aber nicht, wann du sie erledigst. Dazu gehören das Arbeiten an deiner Strategie, Weiterbildung oder Ähnliches. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, laufen Gefahr, unterzugehen. Damit du sie nicht vergisst, trag sie dir am besten fest in deinen Kalender ein. 

Zu guter Letzt gibt es die Aufgaben, die wichtig UND dringend sind. Diese machst du selbst und zwar sofort. 

Mein Tipp: Mach nur die Dinge, die wichtig sind, selbst. Andere Aufgaben solltest du eliminieren, automatisieren oder delegieren. 

Methode #3: Der große Dominostein

Stell dir folgendes Bild vor. Du hast viele kleine Dominosteine schön hintereinander aufgestellt. Welchen Dominostein musst du umwerfen, um alle anderen zum Fallen zu bringen? Oder einfacher: Was ist die eine Aufgabe, deren Erledigung die Erledigung anderer Aufgaben einfacher oder überflüssig macht? 

Wenn du es schaffst, diese zu definieren und abzuarbeiten, bist du ein echter Produktivitäts-Champion. Dadurch verschaffst du dir mehr Zeit & Energie, die du wiederum in andere Dinge investieren kannst. 

Beispiel: Meine Bude sieht aus wie Sau. Um das zu ändern, müsste ich aufräumen, Staub saugen, wischen, Fenster putzen und so weiter. Und zwar jede Woche aufs Neue. Höchstwahrscheinlich bin ich irgendwann extrem effizient im Abarbeiten dieser Aufgaben. Der große Domino wäre hier auf die Suche nach einer Putzhilfe zu gehen. Das ist pure Produktivität. 

Mein Tipp: Bevor du anfängst zu arbeiten, geh erstmal einen Schritt zurück und überleg dir, was die effektivste Lösung ist, eine Aufgabe zu erledigen? Gibt es eine Möglichkeit, dass nicht du selbst, sondern jemand anderes sie übernimmt?

Produktivitätshacks & Zeitmanagement Strategien – 12 Tipps für dich

Nun, da du weißt, ob du produktiv arbeitest, geht’s ans WIE!

Wie vermeide ich Ablenkungen? Wie steigere ich meine Produktivität?

Damit das gelingt, solltest du drei wichtige Aspekte beachten: die Planung, dein Zeitmanagement und die Arbeit an sich. Im ersten Schritt geht es darum, welche Ziele du erreichen willst und welche Aufgaben du basierend darauf an einem Tag, in einer Woche oder einem Monat abarbeiten möchtest. Im zweiten Schritt dreht sich alles um dein Zeitmanagement und darum, Ablenkungen zu vermeiden. Anschließend geht es ans Eingemachte: das produktive Abarbeiten. 

Deshalb bekommst du hier meine 12 Produktivitätshacks für produktives Planen und Arbeiten. 

Produktivitätstipps für die bessere Planung

Produktivitätstipp #1: Konkrete Ziele setzen

Du kommst nicht drumherum, dir ein konkretes Ziel zu setzen. Wenn du nicht genau weißt, wie du dabei vorgehen sollst, schau dir meinen Moneytalk zum Thema Ziele erreichen dazu an. Dein Ziel ist dein Polarstern und stellt sicher, dass du nicht einfach irgendwo ankommst, sondern dort, wo du hinwillst. 

Deine gesamten Maßnahmen richten sich nach diesem Ziel aus.

Produktivitätstipp #2: Ein unterstützendes Umfeld schaffen

Ganz oft wird die eigene Produktivität von nervigen Gewohnheiten gebremst, die zu Prokrastination führen. Diese gilt es, zu eliminieren.

Wenn du zu viel auf Instagram unterwegs bist, dann lösch doch die App. 

Wenn du keine Süßigkeiten mehr essen willst, dann kauf dir keine mehr. 

Wenn du das Gefühl hast, zu oft vor dem Fernseher zu sitzen, dann schaff das Ding einfach ab. 

Manchmal ist es so simpel. Simpel, nicht einfach!!

Ich selbst habe vor ein paar Jahren meinen Fernseher verkauft. Das war die beste Entscheidung meines Lebens. 

Überleg dir, was deine Zeit und Energie konsumiert und was du davon weglassen kannst. 

Produktivitätstipp #3: Die richtige To Do-Liste

Mangel an Zeit ist eigentlich Mangel an Prioritäten. Deshalb solltest du dir jeden Abend eine To-do-Liste für den nächsten Tag schreiben. Und zwar mit genau zwei bis drei wirklich wichtigen Dingen.

Warum?

Erstens, weil du mehr als das höchstwahrscheinlich nicht schaffst und Gefahr läufst, dich deshalb am Ende des Tages schlecht zu fühlen. Und zweitens, weil du nie mehr als 40-50% deiner Zeit verplanen solltest, um Zeit für unvorhergesehene Dinge zu haben, die erledigt werden müssen.

Kleiner Tipp dafür: Keine App benutzen, denn da passt zu viel rein. Stattdessen ist das Produktivitätstool der Wahl ein DIN A4 Papier, das dreimal gefaltet wird. Genau dieser Platz wird dann für deine To-Dos genutzt. Diese zwei oder drei Dinge wirst du morgens vor 11 Uhr erledigen.

Produktivitätstipps für Zeitmanagement Strategien

Produktivitätstipp #4: Sich selbst Deadlines setzen

Meine Regel: Was keine Deadline hat, existiert nicht. Auch ganz unabsichtlich. Wenn ich nicht weiß, bis wann jemand etwas braucht, vergesse ich es einfach. 

Deadlines können dir natürlich von außen vorgegeben werden. Richtig gut bist du dann, wenn du dir auch selbst Deadlines für deine Themen setzt. Vielleicht kennst du das Parkinsonsche Gesetz. Es besagt, dass wir immer genauso lange für die Erledigung von Aufgaben brauchen, wie wir Zeit haben. 

Wenn du dir eine Woche für eine Aufgabe Zeit nimmst, brauchst du eine Woche. Wenn du dir einen Monat Zeit nimmst, brauchst du einen Monat. 

Kommt dir das bekannt vor? Dann setz dir ab sofort verbindliche Deadlines und zwing dich dazu, diese auch einzuhalten. 

Produktivitätstipp #5: Teile deine Energie schlau auf

Damit ist zum einen deine Tagesplanung gemeint. Ich bin zum Beispiel ein Morgenmensch und bin vor 12 Uhr mittags am produktivsten. Deshalb mache ich morgens die wichtigsten Sachen, denn da habe ich die meiste Energie. Dinge, für die ich keine große Denkleistung benötige, mache ich dann gegen Nachmittag und Abend.

Wie sieht das bei dir aus? Wann hast du die meiste Energie?

Nun bist du perfekt ausgestattet, um dein Leben so produktiv wie möglich zu planen. Wie du diese Produktivität auch in deinen Ergebnissen spürst, gehen wir jetzt an.

Produktivitätstipp #6: Plane deine Pausen ein

Kennst du das Pomodoro-Prinzip? Es ist ganz einfach: Du stellst dir einen Wecker auf 25 Minuten. In diesen 25 Minuten arbeitest du konzentriert, ohne Ablenkung und machst dann 5 Minuten Pause. Das machst du ein paar Mal, bevor du dir dann eine längere Pause gönnen kannst.

Ich arbeite mit der App Focus Keeper, die auf diesem Prinzip basiert.

Der große Vorteil ist der, dass du eine klare Struktur hast und genau weißt, dass du nach 25 Minuten eine Pause machen kannst. Denn zum smarten Arbeiten gehören Pausen einfach dazu – kleine 5-Minuten-Pausen sowie längere Mittagspausen. Unser Gehirn kann sich nicht unendlich lange konzentrieren. Ab einem gewissen Punkt, wird es nicht besser, sondern schlechter, weil du müde, hungrig oder durstig bist. Oder einfach nicht mehr klar denken kannst. Zum produktiven Arbeiten gehört auch, deine Säge zu schärfen und genau das machst du, wenn du Pausen einlegst.

Mein Tipp: Hör auf deinen Körper! Es gibt Tage, an denen du mehr Energie hast, als an anderen. Entwerfe einen entsprechenden Zeitplan mit mehr oder weniger Pausen.

Produktivitätstipps für den Arbeitsalltag

Produktivitätstipp #7: Fokus auf die richtigen Dinge

Zu dem Thema gibt es auch einen separaten Moneytalk zum Thema Fokus. Es ist höchst ineffektiv, den ganzen Tag an tausend Dingen gleichzeitig zu arbeiten. In den meisten Fällen funktioniert Multitasking einfach nicht so gut, wie wenn man sich komplett auf eine Sache konzentriert. Deshalb solltest du deine Energie bündeln.

Beispiel: 

Du kannst 12 Mal einen Meter in 12 unterschiedliche Richtungen gehen. Wie weit kommst du? 

Jetzt stell dir vor, dass du deine Energie bündelst und 12 Meter in eine Richtung gehst.

In beiden Fällen bist du 12 Meter gelaufen. Im ersten Fall hast du dich allerdings kaum vom Fleck bewegt, während du im zweiten Fall richtig gut vorangekommen bist. Das ist Fokus.

Um wirklich die richtigen Dinge zu tun, muss man sich außerdem seiner Stärken bewusst werden. Du redest nicht gerne vor großen Gruppen, kannst aber gut mit Excel? Dann bleib dabei und baue diese Stärke aus, anstatt zu versuchen, eine gute Rednerin zu werden. Werde Expertin im Umgang mit Excel, das ist deine Nische und dein Alleinstellungsmerkmal! Eine tolle Rednerin aus dir zu machen, würde unheimlich viel Aufwand bedeuten. In dieser Zeit könntest du etwas anderes machen, was tatsächlich Ergebnisse produziert.

Also: Deine Stärke identifizieren und darauf dann den Fokus richten!

Produktivitätstipp #8: Zeitverschwender & Zeitfresser eliminieren

In jedem Arbeitsalltag gibt es sie: Zeitverschwender. Das sind Dinge, die man folgenlos ignorieren kann. Beispiele hierfür sind Meetings, E-Mails und Anrufe, die unwichtig sind. Diese Dinge musst du eliminieren, indem du sie abblockst.

So geht’s:

Schritt 1: E-Mails nur noch zweimal am Tag zu festen Zeiten beantworten, bspw. um 12 und um 16 Uhr.

Schritt 2: Kopfhörer auf. Das schreckt geschwätzige Kollegen ab.

Schritt 3: Wenn es doch ein geschwätziger Kollege zu dir schafft, bittest du ihn auf den Punkt zu kommen, weil du in 5 Minuten ein Telefonat hast (auch wenn du gar keins hast).

Darüber hinaus gibt es Zeitfresser. Das sind z.B. Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen. Ein paar E-Mails, Anrufe & Meetings müssen eben doch geschrieben, angenommen und abgehalten werden.

Der Trick ist, dich nicht ständig davon aus dem Takt bringen zu lassen. Wenn du gerade konzentriert bei der Arbeit bist, ist die eingehende E-Mail, die aufploppt, ein absoluter Konzentrationskiller. Denn: Es dauert 10 – 15 Minuten (!), um wieder voll in der Konzentration zu sein.

Damit dir das nicht passiert, gibt’s hier ein paar Produktivitätstools für den Alltag:

  • Lies E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt. Und nur dann.
  • Gehe nur in Meetings, wenn es etwas zu entscheiden gibt.
  • Führer termin-freie Tage ein.

Versuch, Zeitfresser zu kürzen. Wenn ich z.B. Anfragen für gemeinsame Projekte bekomme und Menschen sich “kurz” mit mir treffen wollen, habe ich folgende Regel. Ob eine Zusammenarbeit zustande kommt, wird per Mail geklärt. Erst danach finden (wenn nötig) Treffen oder Telefonate statt.

Die Idee mit den terminfreien Tagen stammt aus meiner Zeit bei Google. Gefühlt war dort jeder ständig in Terminen. Außer an einem Tag in der Woche, an dem ein Blocker ‘Meeting free day’ im Kalender war. Coole Idee, oder? Ich mache es mittlerweile fast andersrum. Ich blocke mir einen Tag für Meetings (z.B. für Interviewtermine) und halte mir den Rest der Woche möglichst terminfrei.

Die allgemeine Devise lautet: Nein sagen! Du kannst nun mal nicht alles machen. Dein Ziel ist es, die Dinge zu tun, die dich deinem Ziel näher bringen. Zu allem anderen sagst du Nein. Surprise, surprise – auch dazu gibt es natürlich einen passenden Moneytalk zum Thema Nein sagen.

Produktivitätstipp #9: Selektive Ignoranz

Wir werden jeden Tag rund um die Uhr mit größtenteils unnötigen Informationen zugeballert. Geh auf Informationsdiät und schütze dich davor. Überlege dir ganz genau, was du konsumierst und was nicht. Warum? Weil es Zeit und Energie kostet, mit der du etwas anderes schaffen könntest.

Ich nenne das selektive Ignoranz.

Mein Tipp, um das konsequent umzusetzen: Mach die scheiß Notifications aus!

Schon aus beruflichen Gründen bin ich viel auf sozialen Medien unterwegs. Trotzdem kann ich dir versichern, dass bei mir nichts bimmelt. Ich bekomme weder mit, wenn eine E-Mail reinkommt, noch wenn etwas bei Facebook, Instagram, LinkedIn oder YouTube passiert. Das sehe ich erst, wenn ich mir aktiv die Zeit dafür nehme, dort hineinzuschauen. Das erlaubt mir, meinen Arbeitsalltag nach meinen Regeln zu gestalten. Ab jetzt geht es nicht mehr um die Dinge von außen, die du vermeiden kannst, um produktiver zu werden.

Produktivitätstipp #10: Arbeite konzentriert

Arbeitest du der Arbeit willen oder produzierst du tatsächlich Output? Stelle dir drei Mal am Tag zu festen Zeiten diese Frage: “Erfinde ich Aufgaben, um wichtigen Dingen aus dem Weg zu gehen?”. Eliminiere alle Aufgaben, die du nur ihrer selbst willen betreibst und konzentriere dich auf die wichtigen Dinge.

Produktivitätstipp #11: Done is better than perfect – Die 80/20 Regel

Davon hast du bestimmt schon gehört: 20 % des Inputs sorgen für 80 % des gesamten Outputs. Die restlichen 20 %, um auf 100 % zu kommen, sind unverhältnismäßig aufwändig und rentieren sich nicht – es sind ja nur 20 %. Begnüge dich mit guten 80 % und investiere deine Zeit in neue Aufgaben, anstatt den restlichen 20 % hinterherzujagen. Analysiere deinen Arbeitsalltag sowie dein Privatleben alle 14 Tage darauf, ob du diese Regel einhältst und worauf du sie noch anwenden kannst. Du wirst deine Produktivität steigern und viel mehr Aufgaben in gleicher Zeit erledigen – auf einem guten, vollkommen ausreichenden Niveau.

Produktivitätstipp #12: Schnelle Entscheidungen treffen

Schnelle Entscheidungen sind der Schlüssel für Effektivität und Effizienz. Wenn du diese immer wieder aufschiebst, weil du Angst davor hast, eine falsche Entscheidung zu treffen, dann biete ich dir jetzt eine neue Perspektive an. 

Du kannst keine falschen Entscheidungen treffen, denn du weißt nicht, was geworden wäre, wenn du dich anders entschieden hättest. Das ist schlichtweg nicht möglich. Entspann dich also und geh lieber schneller los und korrigiere im Notfall. 

Der Weg zum Erfolg ist es, Entscheidungen zu treffen – und zwar so schnell wie möglich.

Für meine lieben Pennies, die bei ihren Entscheidungen vom ‘Go’ eines Vorgesetzten abhängig sind, ist mein Tipp: Be a bad girl! Bitte um Verzeihung statt um Erlaubnis. Eine meiner Lieblingsregeln, die mir meine Chefin bei Google damals schon beigebracht hat. Wenn du denkst, dass etwas notwendig ist, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen, du aber weißt, dass dein Chef es aus Angst oder Unsicherheit nicht erlauben wird, tue es! Und bitte hinterher, mit deinem tollen Ergebnis in der Hand, um Verzeihung nicht vorher gefragt zu haben. Das spart Zeit, die für Diskussionen und Freigaben draufgegangen wäre.

Ganz zum Schluss habe ich noch ein paar Buchtipps für euch, die sich ganz intensiv mit dem Thema ‘Produktiver werden’ beschäftigen.

Eines meiner Lieblingsbücher ist Die 4-Stunden Woche von Tim Ferriss. Mich hat noch nie ein Buch so gefesselt, wie dieses, als ich es über Weihnachten zuhause bei Mama im Garten bei 15 Grad, mit Sonnenbrille und Caipi innerhalb weniger Stunden verschlungen habe (es hat immerhin 340 Seiten und ich lese unglaublich langsam). Tim Ferriss verdient übrigens 80.000 Euro pro Monat mit 4 Stunden Arbeit pro Woche. Wie er das genau macht (Produktivität steigern ist nur eines seiner Geheimnisses), solltest, nein musst du definitiv lesen. Hier geht’s zum Buch.

Ein anderes, sehr wertvolles Buch rund um das Thema Effektivität ist das von Stephen R. Covey mit dem Titel ‘Die 7 Wege zur Effektivität’.

Hier ein Auszug daraus:

„Nehmen wir an, Sie laufen durch den Wald und treffen auf einen Mann, der fieberhaft daran arbeitet, einen Baum umzusägen. „Was machen Sie da?”, fragen Sie. „Das sehen sie doch”, antwortet er ungeduldig, „ich säge an diesem Baum.” Darauf antworten Sie: „Sie sehen erschöpft aus! Wie lange sind Sie denn schon zu Gange” Dann sagt er: „Über 5 Stunden und ich bin k.o. – das ist harte Arbeit.” Dann sagen Sie: „Warum machen Sie denn nicht ein paar Minuten Pause und schärfen die Säge? Ich bin mir sicher, dass es dann viel schneller ginge.” Sagt er: „Ich hab keine Zeit die Säge zu schärfen. Ich bin zu sehr mit dem Sägen beschäftigt.”

Eine Geschichte, die das Thema Effektivität vs. Effizienz und damit auch diesen Artikel einfach auf den Punkt bringt.